在宅ライターの場合、昨今ではクライアントとの連絡手段がメールやチャットワークなど、オンラインで完結することが多くなりました

基本的に在宅で行う仕事なので、直接対面や電話のやりとりをする必要はほぼありませんが、ビジネス上での最低限のマナーは厳守しなければなりません。

そこで、今回はライターが心得ておくべきビジネスマナーについて解説します。

ライターが心得ておくべきビジネスマナー

納期直前の納品にならないように心がけること

クライアントからいただいたお仕事は、納期厳守は当たり前です。
しかし、納期直前になってあわてて納品するのは感心できません。

たとえば、記事作成の納期が10月30日と決められた場合に、締切り当日の深夜23:59に滑り込み納品するのはマズイでしょう。（実際にそういう方はいます）

1秒前にゴール！！で喜べるのはバスケットやサッカーぐらいで、ビジネスシーンでは完全にアウトです。

とくに、月末が納期の場合は請求書の提出の関係もありますので、できるだけ早めの納品を心掛けましょう。

どうしても間に合わない場合は必ず連絡を！

やむを得ない場合は早めに連絡しましょう。
急にパソコンの不具合が生じた場合や、家族の病気などやむを得ない事情があり、納期に間に合わない可能性がある場合は、速やかにクライアントに連絡して指示を仰ぎましょう。

用途に応じてメールの宛先を使い分ける

メールを送信する際の「To」「CC」「BCC」の違いについてご存知でしょうか。

クライアントへのメール連絡の際には1人に対してだけではなく、複数名に同じ内容のメールを送信することもあります。

通常、メールを送信する相手が1人だけの場合は、「宛先」 (To) の欄に相手のメールアドレスを入力します。
同じ内容のメールを複数名に一括送信する場合は、「CC」または「BCC」の欄にメールアドレスを入力します。

ただし、「CC」と「BCC」の違いを理解した上で、上手に使い分ける必要があります。

「BCC」とは英語で「Blind Carbon Copy」(ブラインド・カーボン・コピー) の頭文字をとった言葉です。
宛先に「BCC」を指定した場合は、その宛先 (メールアドレス) が送信者以外に表示されることはありません。

一方、「CC」とは「Carbon Copy」(カーボン・コピー) の略です。
「To」の宛先に送信するメールが、「CC」の宛先 (メールアドレス) にも同時に届く仕組みです。

「CC」の宛先は、メールの受信者全員に表示されます。
「BCC」または「CC」をそれぞれ単独で使うことはできません。
必ず「To」の宛先にメールアドレスを入力してから、「BCC」または「CC」の宛先を設定します。

複数の取引先など、おもに外部の人に同じ内容のメールを一括で送りたい時は、「BCC」を活用すると良いでしょう。

一方、社内で複数の社員に同じ内容のメールを一括送信する時は、「CC」を活用すると良いでしょう。
ライターがクライアントにメールを送信する場合、複数名に同時にメールを送る場合は、「To」に担当者のメールアドレスを入力します。
「CC」には他の社員 (担当者以外) のメールアドレスを入力して送信するのが一般的です。

添付ファイルの送信漏れに注意

メールで納品する際に、添付ファイルの送信漏れがないように注意する必要があります。
うっかりしていて添付ファイルの送信漏れに気付かず、クライアントから「届いていません。もう一度送り直して下さい。」という連絡を受けるようでは失格です。
そこで、添付ファイルの送信漏れをチェックする方法について、1つ提案します。

メールを送った後に「送信済み」のフォルダからクライアントに送ったメールを開いて、ファイルが添付されているか確認しましょう。

この時点で添付ファイルの送信漏れに気付いた場合は、下記のように一言添えておくと良いでしょう。
「先ほどお送りしましたメールにファイルが添付されておらず、失礼いたしました。本メールにて添付しますので、お手数ですがご確認下さいませ。」

まとめ

今回は、ライターが心得ておくべきビジネスマナーについてお伝えしましたが、いかがでしょうか。

クライアントとより良い信頼関係を築き上げていくためにも、メールの送信や納品のタイミングなど、失礼にならないように細心の注意を払いましょう。
クライアントとの連絡のやりとりの中で自分の間違いに気づいたら、すぐにお詫びの気持ちを素直に伝えることが大切です。